Erweiterte RSVP-Verwaltung

Beherrschen Sie alle Optionen zur Verwaltung von Antworten und Gästen für Ihre Veranstaltungen

Übersicht der RSVP-Optionen

Die RSVP-Einstellungen geben Ihnen präzise Kontrolle darüber, wie Gäste auf Ihre Einladungen antworten und wie Sie deren Teilnahme verwalten.

Diese Optionen können in den RSVP-Einstellungen des Konfigurationspanels beim Erstellen oder Bearbeiten einer Veranstaltung konfiguriert werden.

RSVPs aktivieren oder deaktivieren

Das RSVP-System ist das Herzstück der Gästeverwaltung auf Evnyo.

Vorteile aktivierter RSVPs

  • Echtzeit-Verfolgung der Gästeantworten
  • Automatische Kapazitätsverwaltung
  • Integriertes Wartelistensystem
  • Detaillierte Teilnahmestatistiken
  • Automatische Gästeerinnerungen
  • Digitaler Check-in am Veranstaltungstag

Wenn RSVPs deaktiviert sind

Die Veranstaltung wird nur informativ. Gäste können Details einsehen, aber ihre Teilnahme nicht bestätigen.

Manuelle Genehmigung erforderlich

Diese Option ermöglicht es Ihnen, jede Anmeldung manuell zu überprüfen, bevor sie bestätigt wird.

So funktioniert die manuelle Genehmigung

  1. 1Der Gast beantragt die Teilnahme über das RSVP-Formular
  2. 2Die Anfrage erscheint in Ihrer Liste mit dem Status 'Ausstehend'
  3. 3Sie erhalten eine Benachrichtigung über die neue Anfrage
  4. 4Sie können über Ihr Dashboard genehmigen oder ablehnen
  5. 5Der Gast erhält eine Bestätigungs- oder Ablehnungs-E-Mail

Automatische Warteliste

Bei aktivierter manueller Genehmigung wird die Warteliste automatisch aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Dies gewährleistet eine konsistente Verwaltung ausstehender Anfragen.

Inkompatibilitäten

  • • 'Vielleicht'-Option: automatisch deaktiviert, da die Genehmigung eine definitive Antwort erfordert
  • • RSVP-Stile: deaktiviert (nur der klassische Stil bleibt verfügbar)
  • • Kostenbeteiligung (Chip-in): inkompatibel mit manueller Genehmigung

Wartelistensystem

Die Warteliste hilft bei der Verwaltung von Anmeldungen, wenn die maximale Kapazität erreicht ist.

Mit manueller Genehmigung

Die Warteliste wird automatisch aktiviert und funktioniert wie folgt:

  1. 1. Alle Anfragen warten auf Genehmigung
  2. 2. Sie genehmigen bis zur maximalen Kapazität
  3. 3. Nachfolgende Anfragen verbleiben auf der Warteliste
  4. 4. Wenn ein genehmigter Gast absagt, können Sie jemanden von der Warteliste genehmigen

Ohne manuelle Genehmigung

Die Warteliste ist optional und erfordert eine definierte maximale Kapazität:

  1. 1. Erste Gäste werden automatisch bis zur Kapazität bestätigt
  2. 2. Nachfolgende Gäste werden auf die Warteliste gesetzt
  3. 3. Wenn ein bestätigter Gast absagt, wird der erste Wartelistengast automatisch nachgerückt
  4. 4. Wartelistengäste erhalten eine Benachrichtigung bei Nachrücken

Aktivierungsvoraussetzungen

Ohne manuelle Genehmigung erfordert die Warteliste eine definierte maximale Kapazität.

Begleitpersonenverwaltung

Erlauben Sie Ihren Gästen, Begleitpersonen zu Ihrer Veranstaltung mitzubringen.

Verfügbare Optionen

  • Keine Begleitpersonen: Gäste kommen allein
  • +1 bis +9: Maximale Anzahl von Begleitpersonen pro Gast

So funktioniert es

  1. 1. Der Gast gibt die Anzahl der Begleitpersonen beim RSVP an
  2. 2. Die Gesamtzahl (Gast + Begleitpersonen) zählt zur Kapazität
  3. 3. Der Veranstalter sieht die Aufschlüsselung: Anzahl der Hauptgäste und Gesamtzahl mit Begleitpersonen
  4. 4. Erinnerungen enthalten die bestätigte Anzahl der Begleitpersonen

Best Practices

  • Berücksichtigen Sie Begleitpersonen in Ihrer Gesamtkapazität
  • Geben Sie in der Beschreibung klar an, ob Begleitpersonen willkommen sind
  • Für formelle Veranstaltungen auf +1 begrenzen
  • Für gesellschaftliche Veranstaltungen das Limit nach Bedarf erhöhen

'Vielleicht'-Option

Fügen Sie eine dritte Antwortoption für unentschlossene Gäste hinzu.

Verfügbarkeit

Die 'Vielleicht'-Option ist nur verfügbar, wenn die manuelle Genehmigung deaktiviert ist.

Auswirkungen auf die Verwaltung

  • 'Vielleicht'-Antworten zählen nicht zur genutzten Kapazität
  • Sie erscheinen separat in Ihren Statistiken
  • Sie können ihnen gezielte Erinnerungen senden
  • Nützlich für informelle Veranstaltungen oder entfernte Termine

RSVP-Präsentationsstile

Wählen Sie, wie die Antwortoptionen Ihren Gästen angezeigt werden.

Klassisch

Traditionelle Schaltflächen mit Text (Ja / Vielleicht / Nein)

OuiPeut-êtreNon

Icons

Visuelle Symbole: ✓ für Ja, ? für Vielleicht, ✕ für Nein

✓?✕

Emoji

Ausdrucksstarke Emojis: 👍 für Ja, 🤔 für Vielleicht, 😢 für Nein

👍🤔😢

Minimal

Einfacher Text ohne Rahmen, sauberer Stil

OuiPeut-êtreNon

Benutzerdefinierte Stile sind nur verfügbar, wenn die manuelle Genehmigung deaktiviert ist.

Inkompatibilitätstabelle

Einige Optionen können nicht zusammen verwendet werden, um eine konsistente Erfahrung zu gewährleisten.

  • Manuelle Genehmigung + Kostenbeteiligung = Inkompatibel
  • Manuelle Genehmigung + 'Vielleicht'-Option = Inkompatibel
  • Manuelle Genehmigung + Benutzerdefinierte RSVP-Stile = Auf klassischen Stil beschränkt
  • Warteliste ohne maximale Kapazität = Kann nicht aktiviert werden

Nutzungstipps

Für formelle Firmenveranstaltungen: Aktivieren Sie die manuelle Genehmigung und deaktivieren Sie Begleitpersonen

Für zwanglose gesellschaftliche Veranstaltungen: Aktivieren Sie die 'Vielleicht'-Option und erlauben Sie Begleitpersonen

Für Veranstaltungen mit begrenzter Kapazität: Legen Sie die Kapazität fest und aktivieren Sie die Warteliste

Für kostenpflichtige Veranstaltungen: Verwenden Sie keine manuelle Genehmigung, um Chip-in zu ermöglichen

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