Gestion avancée des RSVP
Maîtrisez toutes les options de gestion des réponses et des invités pour vos événements
Vue d'ensemble des options RSVP
Les paramètres RSVP vous permettent de contrôler précisément comment vos invités répondent à vos invitations et comment vous gérez leur participation.
Ces options sont configurables dans les Paramètres RSVP du panneau de configuration lors de la création ou modification d'un événement.
Activer ou désactiver les RSVP
Le système RSVP est le cœur de la gestion des invités sur Evnyo.
Avantages des RSVP activés
- Suivi en temps réel des réponses des invités
- Gestion automatique de la capacité maximale
- Système de liste d'attente intégré
- Statistiques détaillées sur la participation
- Rappels automatiques aux invités
- Check-in digital le jour de l'événement
Lorsque les RSVP sont désactivés
L'événement devient informatif uniquement. Les invités peuvent voir les détails mais ne peuvent pas confirmer leur présence.
Exiger une approbation manuelle
Cette option vous permet de valider manuellement chaque inscription avant qu'elle ne soit confirmée.
Fonctionnement de l'approbation manuelle
- 1L'invité demande à participer via le formulaire RSVP
- 2Sa demande apparaît dans votre liste avec le statut 'En attente'
- 3Vous recevez une notification de nouvelle demande
- 4Vous pouvez approuver ou refuser depuis votre tableau de bord
- 5L'invité reçoit un email de confirmation ou de refus
Liste d'attente automatique
Lorsque l'approbation manuelle est activée, la liste d'attente est automatiquement activée et ne peut pas être désactivée. Cela garantit une gestion cohérente des demandes en attente.
Incompatibilités
- • Option 'Peut-être' : désactivée automatiquement car l'approbation nécessite une réponse définitive
- • Styles RSVP : désactivés (seul le style classique reste disponible)
- • Participation aux frais (Chip-in) : incompatible avec l'approbation manuelle
Système de liste d'attente
La liste d'attente permet de gérer les inscriptions lorsque la capacité maximale est atteinte.
Avec approbation manuelle
La liste d'attente est automatiquement activée et fonctionne ainsi :
- 1. Toutes les demandes sont en attente d'approbation
- 2. Vous approuvez jusqu'à atteindre la capacité maximale
- 3. Les demandes suivantes restent en liste d'attente
- 4. Si un invité approuvé annule, vous pouvez approuver quelqu'un de la liste d'attente
Sans approbation manuelle
La liste d'attente est optionnelle et nécessite une capacité maximale définie :
- 1. Les premiers invités sont automatiquement confirmés jusqu'à la capacité
- 2. Les suivants sont placés en liste d'attente
- 3. Si un invité confirmé annule, le premier de la liste d'attente est automatiquement promu
- 4. Les invités en liste d'attente reçoivent une notification s'ils sont promus
Conditions d'activation
Sans approbation manuelle, la liste d'attente nécessite qu'une capacité maximale soit définie.
Gestion des accompagnants (Plus-ones)
Permettez à vos invités d'amener des accompagnants à votre événement.
Options disponibles
- Pas d'accompagnants : Les invités viennent seuls
- +1 à +9 : Nombre maximum d'accompagnants par invité
Fonctionnement
- 1. L'invité indique le nombre d'accompagnants lors du RSVP
- 2. Le nombre total (invité + accompagnants) est compté dans la capacité
- 3. L'organisateur voit le détail : nombre d'invités principaux et total avec accompagnants
- 4. Les rappels mentionnent le nombre d'accompagnants confirmés
Bonnes pratiques
- Tenez compte des accompagnants dans votre capacité totale
- Précisez clairement si les accompagnants sont les bienvenus dans la description
- Pour les événements formels, limitez à +1
- Pour les événements familiaux, augmentez la limite selon vos besoins
Option 'Peut-être'
Ajoutez une troisième option de réponse pour les invités indécis.
Disponibilité
L'option 'Peut-être' est disponible uniquement lorsque l'approbation manuelle est désactivée.
Impact sur la gestion
- Les 'Peut-être' ne sont pas comptés dans la capacité utilisée
- Ils apparaissent séparément dans vos statistiques
- Vous pouvez leur envoyer des rappels spécifiques
- Utile pour les événements informels ou les dates lointaines
Styles de présentation RSVP
Choisissez comment les options de réponse apparaissent à vos invités.
Classique
Boutons traditionnels avec texte (Oui / Peut-être / Non)
Icônes
Symboles visuels : ✓ pour Oui, ? pour Peut-être, ✕ pour Non
Emoji
Emojis expressifs : 👍 pour Oui, 🤔 pour Peut-être, 😢 pour Non
Minimal
Texte simple sans bordures, style épuré
Les styles personnalisés ne sont disponibles que lorsque l'approbation manuelle est désactivée.
Tableau des incompatibilités
Certaines options ne peuvent pas être utilisées ensemble pour garantir une expérience cohérente.
- Approbation manuelle + Participation aux frais = Incompatible
- Approbation manuelle + Option 'Peut-être' = Incompatible
- Approbation manuelle + Styles RSVP personnalisés = Limité au style classique
- Liste d'attente sans capacité maximale = Impossible à activer
Conseils d'utilisation
Pour un événement corporate formel : Activez l'approbation manuelle et désactivez les accompagnants
Pour un événement social décontracté : Activez l'option 'Peut-être' et permettez des accompagnants
Pour un événement à places limitées : Définissez une capacité et activez la liste d'attente
Pour un événement payant : N'utilisez pas l'approbation manuelle pour permettre le chip-in
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